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Comment réussir son événement hybride ?

L’équipe du Seed Factory vous livre 5 conseils clé pour réussir votre événement hybride en 2021. Découvrez également notre Studio Stream-it

5 conseils pour réussir son événement hybride en 2021

Mais qu’est-ce qu’au juste un événement hybride? Également connu sous l’appellation « phygital », un événement hybride mêle à la fois une dimension physique et virtuelle.

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Face à la conjoncture actuelle, l’accélération de la digitalisation des événements ne cesse de se poursuivre et le monde professionnel ne déroge pas à la règle. Que ce soit pour une réunion interne entre collaborateurs, un séminaire, une formation ou encore le lancement de nouveaux produits, l’événement hybride apparaît comme la solution idéale pour garantir l’échange et l’interactivité entre particuliers.

L’événement phygital présente de nombreux avantages : favoriser les échanges, développer l’étendue de son réseau professionnel, gagner du temps et bien plus encore. Et oui détrompez-vous, le networking n’est pas uniquement l’apanage des événements physiques avec encore plus d’efficacité. 

Désormais grâce aux événements phygitaux, il est possible de planifier des break-out rooms ou des réunions privées pour dynamiser les échanges. Vous pouvez même faire appel à un modérateur ou un maître de cérémonie virtuel qui veillera à présenter les participants et favoriser le dialogue.

Mais face à toutes les possibilités qu’offrent les événements hybrides, il n’est pas toujours facile de s’y retrouver !

Pour vous faciliter la tâche, Seed Factory a conçu un petit guide pour réussir l’organisation de votre événement hybride. Notre équipe vous livre 5 conseils clé pour faire de votre événement phygital une expérience numérique impactante et immersive.

  1. Une bonne préparation

Tout comme pour n’importe quel événement physique, organiser un événement hybride implique un travail de réflexion approfondi.

  • Qui est votre cible ? 
  • Quelles sont les caractéristiques de votre audience ? 
  • Quels sont vos objectifs ? 

Répondre à ces questions est essentiel avant de vous lancer dans la planification de votre événement hybride.

Ce travail de préparation vous aidera à concevoir la trame narrative et sélectionner le contenu le plus pertinent pour votre événement hybride. De la sorte, vous aurez toutes les clés en main pour choisir le format le plus adapté.

Par exemple, si la finalité de votre événement hybride est de fédérer vos équipes internes, il serait judicieux d’opter pour un format de type team building. Ainsi, vous favorisez l’échange et la discussion entre vos collaborateurs à travers pourquoi pas des séances de questions réponses sur l’histoire de l’entreprise.

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Préparation d’un événement hybride chez Seed Factory dans le studio Stream IT

2. Bien choisir votre plateforme

Quizz, ateliers en ligne, formations, séminaires, les événements hybrides peuvent prendre de nombreuses formes différentes. Après avoir choisi le format de votre événement phygital, vous devez encore sélectionner la plateforme adéquate !

Avant de faire votre choix, prenez bien le temps de parcourir les fonctionnalités et options proposées par chaque plateforme. Au-delà de vos besoins spécifiques, il convient de prêter attention à certaines fonctionnalités très utiles qui vous permettent de tirer pleinement parti de votre événement hybride :

  • Sélectionnez une plateforme vous permettant de procéder à la diffusion et à l’enregistrement de votre événement phygital !
  • Prenez en compte la portée des plateformes : jusqu’à quelle distance le logiciel en question permet une diffusion fluide sans coupures ni interruptions.
  • Optez pour un logiciel vous donnant la possibilité de centraliser vos données en une seule et unique interface.

Vous êtes encore un peu perdu face à la multitude de logiciels et plateformes qui s’offrent à vous ? Pour choisir la plateforme la plus adaptée à vos besoins, nous vous conseillons cet article : « Comment organiser une conférence en ligne : 7 plateformes incontournables en 2021 ». Ce dernier passe au peigne fin les plateformes les plus efficaces pour organiser des événements hybrides dans le monde entier.

3. Misez sur le storytelling 

On ne le répétera jamais assez : le storytelling est la clé d’un discours impactant et immersif !  Et pour bien raconter, il faut savoir susciter l’émotion. Au lieu de longues présentations qui peuvent ennuyer l’assistance, pensez à humaniser chaque message partagé et surtout à le rendre unique.

Par exemple, vous pouvez débuter votre événement hybride par une petite touche originale comme : 

  • Une anecdote
  • Une question lancée à votre audience
  • Un fun fact
  • Ou bien même un chiffre interpellant. 

Autant d’éléments qui feront en sorte que l’on se souvienne de votre événement hybride ! Pour plonger votre audience dans votre univers, pensez votre événement avant tout comme un récit.

Si vous avez peur que votre événement soit trop mécanique et pas assez spontané, faites appel à un maître de cérémonie virtuel. Vous n’avez pas forcément besoin d’embaucher une personne extérieure, si vous disposez dans votre équipe d’une personne rompue à l’exercice des présentations et à l’aise avec la prise de parole cela fera parfaitement l’affaire.

Le maître de cérémonie, également appelé modérateur, veillera à ce que l’ensemble de votre audience soit engagée et abordera les points de vos présentations professionnelles de manière originale et captivante.

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4. Ne négligez aucun public

Un événement hybride réussi c’est une présentation équilibrée c’est-à-dire conçue tant pour votre public en ligne que pour votre public en présentiel. Il est essentiel que les invités participant à l’événement à distance bénéficient de la même expérience que vos participants physiques. Et inversément.

C’est pourquoi quand vous concevez la trame de votre événement, gardez toujours à l’esprit la présence de vos deux publics.

Il faudra également veiller à adapter certains formats pour conserver la spontanéité et l’engagement de vos deux audiences.

À titre d’exemple, si vos participants physiques ont la possibilité de poser des questions aux intervenants, votre public en distanciel devra également être en mesure d’en faire de même. Pour ce faire, rien de bien compliqué, pensez à choisir une plateforme ou un logiciel muni d’une fonctionnalité « question-réponse » ou « tchat ».

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5. Faites appel à un studio

Parce que l’expérience spectateur de demain sera résolument phygitale, le studio apparaît comme la solution idéale pour organiser des événements impactants et innovants !

Organiser un événement hybride dans un studio présente de nombreux avantages, mais c’est surtout l’assurance de créer un contenu 100% personnalisé qui vous aidera à atteindre vos objectifs. 

Outre les avantages précités, organiser son événement professionnel dans un studio, vous permet de :

  • Gagner en flexibilité et en souplesse dans votre organisation
  • Réaliser des économies de transport et de frais de voyage
  • Bénéficier d’une technologie de pointe pour une prise de vue et une prise de son de qualité! 
virtual pro

Conclusion 

Depuis quelques mois, l’événement hybride a le vent en poupe. Ce type d’événement réinvente l’événementiel en créant une expérience plus engageante qui capte davantage l’attention de vos collaborateurs et de vos clients.

S’affranchir des barrières, ne pas limiter le nombre de participants, mélange de présentiel et de virtuel, les avantages des événements hybrides sont nombreux.

Les événements hybrides sont bien plus qu’un simple effet de mode qui disparaîtra avec la fin de la pandémie. Se convertir aux événements hybrides, c’est maximiser ses chances d’engager vos participants et votre audience. Comme vous l’aurez compris à la vue de nos 5 conseils, un événement phygital ça ne s’improvise pas ! 

Vous êtes à la recherche d’une équipe de professionnels pour vous aider à organiser votre événement hybride ? Stream-it studio, chez Seed Factory, vous propose des solutions sur mesure pour vos événements hybrides. 

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