Het Seed Factory team geeft je 5 belangrijke tips voor een succesvol hybride evenement in 2021. Ontdek ook onze Stream-it Studio.
Maar wat is een hybride evenement precies? Een hybride evenement, ook wel 'phygital' evenement genoemd, combineert zowel een fysieke als een virtuele dimensie.
In het huidige economische klimaat blijft de digitalisering van evenementen versnellen, en de professionele wereld vormt hierop geen uitzondering. Of het nu gaat om een interne personeelsvergadering, een seminarie, een training of de lancering van een nieuw product, het hybride evenement is de ideale oplossing om uitwisseling en interactiviteit tussen individuen te garanderen.
Het fysieke evenement heeft veel voordelen: het stimuleert uitwisselingen, breidt je professionele netwerk uit, bespaart tijd en nog veel meer. Vergis je niet, netwerken is niet alleen voorbehouden aan fysieke evenementen en het is zelfs effectiever.
Dankzij virtuele evenementen is het nu mogelijk om break-out rooms of besloten bijeenkomsten te plannen om discussies te stimuleren. Je kunt zelfs een virtuele moderator of ceremoniemeester gebruiken om deelnemers te introduceren en de dialoog aan te moedigen.
Maar met alle mogelijkheden die hybride evenementen bieden, is het niet altijd makkelijk om je weg te vinden!
1. Goede voorbereiding
Om het je gemakkelijker te maken, heeft Seed Factory een korte gids samengesteld voor het succesvol organiseren van je hybride evenement. Ons team heeft 5 belangrijke tips samengesteld om van jouw hybride evenement een impactvolle en meeslepende digitale ervaring te maken.
Zoals bij elk fysiek evenement, moet er goed worden nagedacht over de organisatie van een hybride evenement.
- Wie is je doelgroep?
- Wat zijn de kenmerken van je publiek?
- Wat zijn je doelstellingen?
Het beantwoorden van deze vragen is essentieel voordat je begint met het plannen van je hybride evenement.
Dit voorbereidende werk zal je helpen om het verhaal te ontwerpen en de meest relevante inhoud voor je hybride evenement te selecteren. Op deze manier heb je alle informatie die je nodig hebt om het meest geschikte format te kiezen.
Als het doel van uw hybride evenement bijvoorbeeld is om uw interne teams samen te brengen, is het verstandig om te kiezen voor een teambuildingformule. Op deze manier kun je uitwisseling en discussie tussen je werknemers stimuleren, bijvoorbeeld door vraag-en-antwoordsessies over de geschiedenis van het bedrijf.
2. Het juiste platform kiezen
Quizzen, online workshops, trainingen, seminars - hybride evenementen kunnen veel verschillende vormen aannemen. Als je eenmaal de vorm voor je hybride evenement hebt gekozen, moet je nog het juiste platform kiezen!
Neem de tijd om de functies en opties van elk platform te bekijken voor je een keuze maakt. Naast je specifieke behoeften zijn er een aantal zeer nuttige functies die je zullen helpen om het meeste uit je hybride evenement te halen:
- Kies een platform waarmee je je phygital event kunt uitzenden en opnemen!
- Houd rekening met het bereik van de platformen: in hoeverre de software in kwestie een vlotte uitzending zonder pauzes of onderbrekingen mogelijk maakt.
- Kies voor software waarmee je je gegevens in één interface kunt centraliseren.
Ben je nog steeds een beetje in de war door de vele software en platformen die beschikbaar zijn? Om je te helpen bij het kiezen van het platform dat het beste past bij jouw behoeften, raden we je dit artikel aan: "Hoe organiseer ik een online conferentie: 7 onmisbare platforms in 2021". Het neemt de meest effectieve platforms voor het organiseren van hybride evenementen over de hele wereld onder de loep.
3. Vertrouw op verhalen vertellen
Het kan niet vaak genoeg herhaald worden: storytelling is de sleutel tot een impactvolle en meeslepende boodschap! En om een goed verhaal te vertellen, moet je emotie kunnen oproepen. In plaats van lange presentaties die het publiek kunnen vervelen, moet je elke boodschap vermenselijken en vooral uniek maken.
Je zou je hybride evenement bijvoorbeeld kunnen beginnen met een origineel tintje zoals :
- Een anekdote
- Een vraag aan je publiek
- Een leuk weetje
- Of zelfs een intrigerend figuur.
Dit zijn allemaal elementen die ervoor zorgen dat je hybride evenement in het geheugen gegrift blijft! Om je publiek onder te dompelen in jouw wereld, moet je je evenement eerst en vooral zien als een verhaal.
Als je bang bent dat je evenement te mechanisch en niet spontaan genoeg zal zijn, gebruik dan een virtuele ceremoniemeester. Je hoeft niet per se iemand van buitenaf in te huren; als je iemand in je team hebt die gewend is om presentaties te geven en zich op zijn gemak voelt met spreken, zal dit perfect werken.
De ceremoniemeester, ook wel moderator genoemd, zorgt ervoor dat je hele publiek betrokken is en behandelt de punten van je professionele presentaties op een originele en boeiende manier.
4. Verwaarloos geen publiek
Een succesvol hybride evenement is een uitgebalanceerde presentatie, ontworpen voor zowel je online als face-to-face publiek. Het is essentieel dat gasten die deelnemen aan het evenement op afstand dezelfde ervaring hebben als je fysieke deelnemers. En vice versa.
Houd daarom bij het ontwerpen van je evenement altijd rekening met de aanwezigheid van je twee doelgroepen.
Je zult ook bepaalde formats moeten aanpassen om de spontaniteit en betrokkenheid van je twee doelgroepen te behouden.
Als je fysieke deelnemers bijvoorbeeld vragen kunnen stellen aan de sprekers, moet je publiek op afstand dat ook kunnen. Hier is niets ingewikkelds aan, denk gewoon aan het kiezen van een platform of software met een "vraag en antwoord" of "chat" functie.
5. Een studio inschakelen
Omdat de toeschouwerservaring van morgen resoluut phygitaal zal zijn, is de studio de ideale oplossing voor het organiseren van impactvolle en innovatieve evenementen!
Er zijn veel voordelen verbonden aan het organiseren van een hybride evenement in een studio, maar bovenal kun je er zeker van zijn dat je 100% op maat gemaakte inhoud creëert die je zal helpen je doelstellingen te bereiken.
Naast de bovengenoemde voordelen kun je je bedrijfsevenement in een studio organiseren:
- Vergroot de flexibiliteit en wendbaarheid van uw organisatie
- Bespaar op transport- en reiskosten
- Profiteer van geavanceerde technologie voor filmen en geluidsopname van topkwaliteit!
Conclusie
In de afgelopen maanden zijn hybride evenementen erg populair geworden. Dit type evenement vindt de evenementenindustrie opnieuw uit door een meer boeiende ervaring te creëren die de aandacht van je werknemers en klanten trekt.
De voordelen van hybride evenementen zijn onder andere het doorbreken van barrières, het niet beperken van het aantal deelnemers en het mixen van face-to-face en virtuele sessies.
Hybride evenementen zijn veel meer dan een rage die verdwijnt als de pandemie voorbij is. Omschakelen naar hybride evenementen betekent je kansen maximaliseren om je deelnemers en je publiek te betrekken. Zoals je hebt begrepen uit onze 5 tips, kun je een hybride evenement niet improviseren!
Bent u op zoek naar een team van professionals om u te helpen bij het organiseren van uw hybride evenement? De Stream-it studio van Seed Factory biedt oplossingen op maat voor jouw hybride evenementen.
Neem contact met ons op via telefoon of via ons online formulier.
